• Agility
  • Publié le 12 janvier 2018

Animer un atelier de sprint design : le Crazy 8’

En voilà une bonne nouvelle ! Un nouveau client avec une idée pour un nouveau produit et une envie féroce de changer les usages dans son entreprise pour aider les utilisateurs au quotidien. Mais le projet s’annonce costaud, très large et avec une nécessité : l’adoption utilisateur. Comment l’aider au mieux à amorcer ce projet, à lui donner de la visibilité sur ce qui sera fait en développement tout en restant au plus près des attentes utilisateurs ? Avec un sprint design, évidemment.

Le sprint design. Une méthode sous les feux de la rampe, servie à toutes les sauces.  Pour rappel, le sprint design est une méthodologie conceptualisée et mise en oeuvre par les spécialistes UX (user experience pour les non-initiés) de Google Ventures, qui permet d’accélérer et simplifier le processus de design d’un produit digital.

Dès lors que les principes de base sont respectés, c’est une méthode très efficace pour entamer un projet sous les meilleurs hospices : on limite les risques, on montre au client ce à quoi ressemblera le produit final, on identifie clairement le périmètre fonctionnel et on implique toutes les parties prenantes avec pour objectif premier : répondre aux besoins utilisateurs.  Ces besoins utilisateurs sont replacés au centre de la réflexion et cela change tout. Ou presque. Soyons réalistes: nous n’échapperons jamais complètement aux problèmes de budgets, aux contraintes techniques ou aux conflits internes.

Après avoir passé la phase exploratoire qui vise justement à aller vers les utilisateurs grâce à diverses méthodes (focus group, questionnaire exploratoire etc), à comprendre leurs véritables besoins, à consolider leurs retours d’expérience, on passe à la phase de divergence. C’est ce sur quoi nous allons nous attarder aujourd’hui avec comme problématique principale : comment rendre cette phase prolifique tout en restant concentré sur l’objectif, à savoir délivrer les maquettes de la solution finale?

Mais tout d’abord, en quoi consiste cette phase de divergence ? Elle a pour but de laisser libre cours à l’imagination pour créer, imaginer, inventer la solution pour répondre aux besoins de nos utilisateurs et cela se fait d’une manière assez régressive : avec un papier et un crayon. Peu importe leur niveau hiérarchique, leur technicité, tous les participants, sont mis à contribution, sur un pied d’égalité où seule la créativité est prise en compte.

Les personnes impliquées sont parfois surprises de se retrouver un crayon et un papier à la main. Il faut arriver à dépasser les complexes, les a priori sur ce travail. On entend bien trop souvent : « mais je ne suis pas designer », « mais je ne sais pas dessiner ».  Et c’est là tout l’enjeu : décomplexer, faire comprendre à notre auditoire que le but n’est pas de faire du joli, mais bien de laisser parler sa créativité, d’exprimer ses idées d’une manière différente. C’est en cela que l’atelier Crazy 8 est un formidable catalyseur d’idées. C’est un exercice parfait dans la phase d’idéation.

Les pré-requis

 

Comme tout atelier, ce type de séance se prépare rigoureusement en amont.  Tout d’abord, il faut anticiper les besoins en matériel et aller faire 2 ou 3 courses. Voici la liste du matériel prévu pour la session.

Le matériel

  • Ramettes de papier A4 (ou A3) d’imprimante
  • Gommettes
  • Feutres type paper mate de plusieurs couleurs
  • Scotch
  • Un chronomètre
  • Paper board ou tableau blanc ou murs vitrés pour écrire (dans l’idéal les 3 !)

Je vous conseille vivement des feutres, beaucoup plus visuels quand il s’agit de présenter les écrans affichés au mur plutôt qu’un crayon ou un simple stylo. Le trait est plus gros, cela fait tout de suite la différence.

Pour les gommettes, on peut soit choisir des gommettes identiques pour garantir l’anonymat (relatif) de chaque vote, soit donner un côté un peu ludique et régressif en choisissant des gommettes aux formes et couleurs différentes. Dans mon cas, je privilégie plutôt la seconde option pour la simple raison que les gommettes ont la capacité à détendre l’atmosphère. Incroyable non ?

Ne sachant pas le niveau de connaissance du produit des participants, nous avions prévu en début de session un rapide rappel des enjeux  du projet et des besoins utilisateurs (pas plus de 10 minutes). Cela s’est avéré nécessaire pour désamorcer les malentendus/tensions internes autour du projet, ou tout simplement pour s’assurer que ce qui va être dessiné sera pertinent. On peut ensuite entrer dans le vif du sujet.

Le déroulement

 

On distribue les feuilles, et on explique le déroulement du Crazy 8 (et on observe les mines tour à tour surprises, dubitatives, enthousiastes et impatientes des participants)

Le dessin

Sur la feuille A4 ou A3 (pour plus d’espace) divisée en 8 cadres, chaque participant  dessine un écran ou une fonctionnalité du produit par cadre. Je vous conseille vivement d’imprimer un modèle avec les 8 cadres pour faciliter la compréhension de l’atelier et pouvoir rentrer dans le vif du sujet rapidement : l’esquisse des écrans.

On passe ensuite au dur du sujet. Le découpage et le respect du temps sont essentiels pour la réussite de l’atelier. On peut procéder de deux manières :

  • Soit on limite à 40 secondes par cadre avec 20 secondes de pause entre chaque
  • Soit on laisse 8 minutes pour réaliser la totalité des croquis et le participant s’organise tout seul pour remplir les 8 cases.

La restitution

Une fois les 8 minutes écoulées, on entre dans la phase de restitution : chaque participant se lève à tour de rôle, accroche sa feuille sur un des murs ou tableau et décrit ce qu’il a fait pour chaque cadre.

Cette phase de restitution a vraiment pour but l’échange et la discussion. Dans l’idéal, pendant qu’un participant présente, les autres doivent rebondir sur ce qui est dit, partager leur avis, le tout dans un environnement bienveillant. Il n’est pas question de juger mais bien de créer et de construire ensemble.

Le Sprint Master doit toutefois rester vigilant : les discussions ne doivent pas dévier de ce qui est présenté pour que la session puisse avancer et pour éviter les débats interminables qui n’aboutiront à aucune prise de décision et laisseront un sentiment de frustration à l’assistance.  Le mieux est de définir un temps de restitution par personne pour que cela soit efficace, dynamique et constructif.

Le vote

Une fois que chacun a présenté ses croquis, on passe à l’étape du vote. Chaque participant se lève et vote pour les cadres qui lui ont paru les plus intéressants. C’est à ce moment là qu’interviennent les gommettes. Le vote se fait en collant une gommette à côté de chaque cadre choisi. Le participant ne peut pas voter pour ses propres cadres (question d’impartialité !).

Ensuite deux options s’offrent à vous avec comme unique variable le temps :

  • Vous disposez de suffisamment de temps pour effectuer un second tour de crazy 8. Dans ce cas-là, parfait : les participants ont pu être inspirés par les présentations, vous refaites un tour en partant d’écrans vierges, la créativité est boostée par les échanges avec les autres. Vous pouvez également choisir d’approfondir les éléments qui ont obtenu le plus de votes. Dans ce cas-là, chaque participant reprend un des cadres qui lui parait le plus intéressant et le décline selon sa vision.
  • Vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour effectuer un second tour de crazy 8. Dans ce cas de figure vous passez directement à l’étape suivante.

La consolidation ou convergence

On passe sur l’étape suivante du sprint design : la convergence ou la mise en commun de toutes les idées issues de la phase de divergence et donc du résultat de l’atelier Crazy Eight. Cela a pour but de réaliser le croquis final pour chaque écran, qui sera repris par le designer pour réaliser les maquettes hautes fidélités interactives.

De même que pour les phases précédentes, je recommande vivement d’avoir défini une durée précise pour la mise en commun de chaque écran (20 ou 30 minutes max par écran). Pour chaque écran, on reprend les éléments qui ont fait l’objet du plus de votes :  on les organise au sein de l’écran final, on trouve des compromis, on tranche. Oui, chaque composant sera sujet à discussion et c’est exactement cela qui rend l’échange enrichissant. Chaque écran doit être le résultat du travail de toute l’équipe présente. Il ne faut pas hésiter en tant que Sprint Master, à donner la parole à tous les participants.

Le résultat est la réalisation sous forme de croquis des écrans finaux. Le designer peut soit les prendre en photo soit embarquer les feuilles du paper board pour réaliser les écrans.

A la fin de la séance, le Sprint Master récupère la totalité des supports pour en faire la synthèse à destination du client. Ce document sera transmis avec les maquettes finales. Il peut prendre la forme de quelques slides avec les photos de tous les documents ou un document texte qui récapitule les points abordés. Cela permet de garder une trace de tout ce qui a été dit.

Pour Conclure

 

Cet exercice a démontré tout son potentiel mais également les écueils à éviter. La solution imaginée est en adéquation avec les besoins utilisateurs, le design des maquettes est conforme à ce qui a été dessiné pendant la session et le client est satisfait car il a le rendu de son produit final avant même le début des développements et peut s’appuyer dessus pour aller le promouvoir en interne.

En revanche, cela peut révéler des tensions internes qu’il faut savoir gérer pour ne pas parasiter la phase de création, il faut s’assurer que tout le monde comprend le besoin utilisateur et plus que tout, il faut être intransigeant sur le temps, car on se laisse très vite déborder et la séance peut alors se révéler infructueuse.

Il est indéniable que j’utiliserai à nouveau ce type de format pour les ateliers d’idéation. C’est dynamique, créatif et enrichissant. Je suis curieuse de voir ce qu’un second tour de Crazy 8 peut révéler. Affaire à suivre !

 

 

 

Marine Gaillard
Marine Gaillard

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